La necesidad de intercambiar documentos y comunicaciones de manera segura y con validez legal es el día a día de este mundo cada vez más digitalizado. La solución a este realidad está en el servicio de entrega electrónica certificada (ERDS – Electronic Registered Delivery Service), que proporciona el equivalente digital al tradicional correo certificado.
Este servicio es un sistema que permite el intercambio de datos entre partes con evidencias legalmente válidas sobre el envío, la recepción y cualquier cambio en el contenido enviado. Imaginen enviar un contrato importante: no solo necesitamos que llegue a su destino, sino también tener la certeza de cuándo se envió, cuándo se recibió y asegurarnos de que nadie lo ha modificado en el proceso. Aquí es donde entra en juego una distinción importante: la diferencia entre servicios cualificados y no cualificados. Un servicio de entrega electrónica certificada cualificado (QERDS) ofrece garantías adicionales y está supervisado por organismos reguladores europeos. Es como la diferencia entre enviar una carta por correo ordinario certificado y hacerlo a través de un notario.
Las principales diferencias incluyen:
1. Identificación: Los servicios cualificados requieren una verificación rigurosa de la identidad de los participantes, similar a presentar el DNI en persona o mediante sistemas equivalentes. Los no cualificados pueden usar métodos más flexibles.
2. Valor probatorio: Las evidencias generadas por un servicio cualificado gozan de presunción de integridad, precisión de fecha y hora, y autenticidad de origen y destino. En términos prácticos, tienen mayor peso en caso de disputa legal.
3. Supervisión: Los proveedores cualificados están sujetos a auditorías regulares y deben cumplir requisitos más estrictos de seguridad y operación.
La tendencia hacia la digitalización de procesos hace que estos servicios sean cada vez más relevantes. La pandemia aceleró esta transformación, evidenciando la necesidad de sistemas seguros para intercambiar documentos legalmente vinculantes sin presencia física. Para empresas y administraciones públicas, adoptar estos servicios no es solo una cuestión de modernización, sino de eficiencia y seguridad jurídica. Permiten reducir costes asociados al papel, acelerar procesos y mantener un registro digital inalterable de las comunicaciones importantes. Sin embargo, la elección entre un servicio cualificado y no cualificado dependerá del nivel de garantía legal requerido y el contexto de uso. Para comunicaciones de alto valor legal o en sectores regulados, la opción cualificada ofrece un nivel superior de protección y validez probatoria que puede justificar su mayor coste y complejidad de implementación.
La evolución de estos servicios continuará, especialmente en el marco del Reglamento eIDAS que busca fortalecer la confianza digital en Europa. En un futuro próximo, podremos ver una mayor integración con otros servicios digitales y una adopción más generalizada, consolidando su papel como pilar fundamental de la sociedad digital.
